Not macht erfinderisch. Weil Veranstalter in der Corona-Pandemie mit den Einschränkungen bei Events umgehen mussten, sind viele digitale und später auch hybride Formate entstanden. Wir wollen uns in diesem Beitrag mit hybriden Events und Livestreams beschäftigen und unsere Erfahrungen sowie Tipps und Tricks teilen.
Was genau heißt denn hybrid im Zusammenhang mit Livestreams? Während bei rein digitalen Streams sowohl das Publikum als auch die Speaker oder das Moderatorenteam zum Beispiel über Zoom, Google Meet oder Skype zusammengeschaltet werden, findet bei hybriden Events ein Teil der Veranstaltung physisch statt. Aus logistischen Gründen sind jedoch das Publikum oder auch ein Teil der Gäste zugeschaltet. So lassen sich Veranstaltungen mit einer kleinen Personenanzahl vor Ort und einem großen Publikum im Netz realisieren.
Wir haben drei Arten von Events in den vergangenen Monaten oft umgesetzt:
1. Hybride Events mit Studio und ohne Publikum vor Ort
Dieses Format eignet sich beispielsweise für Pressekonferenzen, Podiumsdiskussion oder Vorträge. Meist haben wir die Speaker in ein Studio eingeladen und das Publikum konnte dem Gespräch über den Livestream folgen und auch Fragen z. B. über eine Chatfunktion stellen.
2. Hybride Events mit zugeschalteten Gästen
Manchmal sind einzelne Gäste auch verhindert, können oder wollen nicht physisch vor Ort sein. Hier werden die Gäste dann zugeschaltet. Im Studio würden diese auf einem Monitor angezeigt werden, so dass die Menschen vor Ort die Person sehen können. Für das Publikum des Livestreams wird diese Person dann eingeblendet, sobald sie etwas beiträgt. Der zugeschaltete Gast kann der Veranstaltung ebenfalls per Stream folgen.
3. Hybride Events mit Publikum vor Ort und im Stream
Nach und nach wurden in der vergangenen Zeit die Beschränkungen für Events aufgehoben, so dass zumindest eine begrenzte Zahl von Personen vor Ort sein konnte. Hier besteht die Herausforderung, dass das Publikum vor Ort akustisch und visuell dem Event folgen sollte - und ebenso die Personen im Livestream. Hier gilt es Rückkopplungen zu vermeiden und die Akustik der Location entsprechend anzupassen, um eine hohe Sprachverständlichkeit zu gewährleisten.
In allen drei Fällen braucht man eine Regie. Bei der digitalen Veranstaltung spricht man von einer Remote-Regie, da diese ortsunabhängig sein kann. Bei einer Präsenzveranstaltung sitzt die Regie meistens dort, wo man auch die Ton- und Lichttechnik ansiedelt.
Bei einer rein digitalen Veranstaltung kümmert man sich in der Regel darum, dass eine Veranstaltung als Videokonferenz für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird. Man pinnt Speaker an, schaltet Gäste aus anderen Videokonferenzplattformen dazu, baut Layouts, um eine Panelrunde besser zu visualisieren und versieht das Ganze mit Einspielern und grafischen Elementen.
Bei einem hybriden Event kommen zu diesen Dingen Aufgaben wie Kameraführung, Beleuchtung, Studiobau, sowie das Publikum vor Ort mit ins Spiel. In den Grundzügen sind sich herkömmliche Präsenzveranstaltungen und hybride Events gar nicht so verschieden.
5 Tipps für erfolgreiche hybride Events
Doch der Teufel steckt im Detail. Deshalb haben wir einmal 5 Punkte zusammengefasst, auf die man bei der Planung zukünftiger hybrider Events achten sollte:
1. Das Setting gut überlegen
Wir empfehlen oft, von einem klassischen frontalen Aufbau abzusehen, denn Bildeinstellungen sind dann sehr begrenzt, es wirkt langweilig und wenig innovativ. Es besteht in vielen Einstellungen kaum eine Möglichkeit, mit räumlicher Tiefe oder Beleuchtungsunterschieden zu spielen. Ein rundes Setting bei einem Panel kann zum Beispiel eine willkommene Abwechslung sein. Vielleicht ist schon mal aufgefallen, dass TV-Talkshows oft mit Gesprächsrunden im Oval oder Kreis arbeiten.
Bei einem hybriden Event besteht die große Herausforderung oft darin, dass vor allem die zugeschalteten Personen visuell, aber auch beim Redeanteil nicht zu kurz kommen. Hier sollten große Monitore oder Bild-in-Bild-Einblendungen zum Einsatz kommen.
2. Das Publikum zu Hause nicht vergessen
Manchmal wird das Publikum zu Hause an den Bildschirmen etwas vergessen. Dabei ist es besonders wichtig, gerade diesem Interaktionsmöglichkeiten zu bieten, denn die Aufmerksamkeitsspanne lässt am Bildschirm deutlich schneller nach als vor Ort.
Die Aufforderung, sich im Chat mit Fragen zu beteiligen, das Initiieren von Umfragen oder sogar kleinen Spielen in den Pausen sorgen für rege Beteiligung. Je nach Anzahl der Zusehenden ist es ratsam, eine Person abzustellen, die sich nur um das Community-Management kümmert. Diese sortiert so zum Beispiel Fragen und gibt diese an die Moderation weiter oder moderiert selbst den Chat und Umfragen.
Wer das Publikum nicht aktiv mit einbinden kann, sollte in Erwägung ziehen, die Veranstaltung aufzuzeichnen und im Anschluss zu veröffentlichen. Das spart Kosten und ist sicherer, weil keine Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung besteht.
3. Inhalte dem Format anpassen
Mit Text überladene Präsentationen waren auch schon vor hybriden Events ein Garant für abfallende Aufmerksamkeit. Doch in Zeiten von Homeoffice und ruckelnden Videokonferenzen gibt es auch technische Gründe, auf diese zu verzichten. Denn abhängig von der Stabilität des Internet und der Bildschirmgröße der Zuschauenden variiert die Bildschärfe und Detailtreue stark. Darunter leiden oft Fließtexte, welche dann nicht mehr lesbar sind.
Wenn Präsentationen Teil des Stream sind, sollte darauf also geachtet werden. Wenn Videos abgespielt werden, sollten diese im Vorhinein der Regie zukommen, damit diese die Videos einspielt. Medien, die mithilfe der Bildschirmfreigabe geteilt werden, leiden oft unter Asynchronität.
Aber auch die Personen vor Ort sollten mit dem hybriden Format vertraut sein. Eine besonders wichtige Rolle kommt dabei der moderierenden Person zu. In welche Kamera wird wann geschaut? Wie gehen wir mit technischen Schwierigkeiten bei Zuschalten um? Kann es, falls notwendig, einen unbemerkten Umbau auf der Bühne geben, wenn die Kamera gerade eine andere Person zeigt? Diese und weitere Fragen sollten in der Vorbereitung erörtert und geklärt werden.
4. Grafik und Einblendungen bedenken
Rollups, Programmhefte und Flyer sind nur einige der Begleitmaterialien, die bei vielen Präsenzveranstaltungen üblich sind. In einem Livestream ist das Prinzip das Gleiche, wenn auch Flyer und Programmhefte wenig Sinn ergeben. Das Pendant bei Livestreams nennt sich On-Air-Design, kurz OAD. Unter einem OAD versteht man alle Assets, die im Veranstaltungs- oder Corporate-Design das Event grafisch stützen. Dazu zählen
Bauchbinden
Pausenscreens
Videoeinspieler
Interaktionsaufrufe
und vieles mehr.
Oft sind es genau diese Elemente, die beim Zusehenden unterbewusst das Gefühl einer kleinen professionellen Fernsehsendung hervorrufen.
5. Webseite
Zu guter Letzt muss der Stream für das Publikum daheim auch irgendwo gezeigt werden. Es empfiehlt sich, den Stream auf der eigenen Webseite einzubinden. Hier können auch weitere individuelle Elemente hinzugefügt werden, beispielsweise ein Chat, Umfragen, ein Ticketverkauf, ein Passwortschutz oder eine Paywall. Hier beraten wir gern bei den Möglichkeiten und der Umsetzung.
Fazit
Hybride Events sind ein Kind der Corona-Pandemie. Doch auch in Zukunft werden sie eine größere Rolle spielen. Das Prinzip ist gelernt und wird von vielen geschätzt, die sich beispielsweise für ein Thema oder eine Veranstaltung interessieren, aber von Reisen absehen möchten. Ebenso viel Wert wird inzwischen aber auch eine professionelle Ausführung von Livestreams oder hybriden Streams gelegt. Die Zeit der Experimente ist vorbei – und das Publikum wird einem eine gewisse Professionalität und Ästhetik danken.